In gesprek met: Joost Sluijs

Op het moment van het interview is bekend dat Joost na vier jaar Universiteit Twente gaat verlaten en op 1 februari 2020 start in zijn nieuwe rol als directeur P&O van het UMC Utrecht.

Wat neem je mee uit Twente en wat laat je achter?

Wat ik achterlaat maar ook een beetje meeneem, is de inspiratie van de universiteit. Daar bruist het en het is ondernemend en ik denk dat de UT bij uitstek het voorbeeld is van een ondernemende universiteit. En dat zie je in alles, in de relatief gemakkelijke samenwerking tussen de faculteiten, maar ook in de activiteiten van studenten. Ik ben bijvoorbeeld coach geweest van het Solar Team Twente. Dat is mogelijk in Twente en dát is gaaf en geeft inspiratie! Je ziet het ook in de samenwerking met de HR vakgroep binnen de universiteit. Een geweldig team en schoolvoorbeeld van synergie: mensen brengen wat anders in en samen wordt het meer!

Ik ben ook gaan waarderen hoe het op een universiteit gaat. Dat was in het begin wel wennen omdat ik uit het bedrijfsleven kwam. Er is een andere manier van samenwerken en een andere hiërarchie. Er zijn natuurlijk ook dingen waarvan je denkt ‘kan dat niet beter?’, maar dat valt in het niet bij de inspiratie die ik heb opgedaan. Maar ik laat natuurlijk met pijn in het hart mensen achter en er is nog veel ruimte voor verbetering van processen en dat is maar goed ook!

Hoe omschrijf je jouw rol in de organisatie?

Een beetje als aanjager om uit onze groef te raken. Er is vrij veel ruimte voor autonomie waardoor mensen soms niet de noodzaak zien om gebruik te maken van hulpmiddelen. Ik zou bijvoorbeeld graag zien dat iedereen de vacature waarbij hij of zij bij betrokken is promoot . Dat is nog niet vanzelfsprekend. Daarbij voel ik mijzelf wel een beetje aanjager van continue verbeteren, maar soms ook van een bredere kijk op de omgeving. . Het gaat niet over de HR strategie, maar over de UT strategie.

Wat zie jij bij het aantrekken van wetenschappelijk talent als je grootste uitdaging in de komende vijf jaar?

We verwachten een behoorlijke groei van de UT en ik denk dat we andere paden moeten bewandelen om die mensen te vinden en aan ons te binden. We moeten meer out of the box denken over hoe we dat kunnen doen. Het gaat niet alleen over het vinden, maar ook over op een passende manier laten zien hoe mooi het is om bij de UT te werken. Dat zie je ook al een beetje gebeuren, door mensen die voor het eerst op de UT komen een goede rondleiding te geven.

En we moeten continu op zoek naar andere manieren om nieuwe netwerken aan te boren. Een interessante ontwikkeling hiervoor is dat recruitment en data driven search leidt tot mensen waarvan we zelf misschien niet denken dat ze geïnteresseerd zijn. We hebben hier een klein experiment mee gedaan. De uitkomsten bevestigen dat je nieuwe inzichten krijgt en dus nieuwe mensen ontmoet op andere plekken dan je van tevoren had kunnen denken. We hebben dit nodig omdat we vooral niet allemaal in Nederland moeten blijven zoeken.

Verder denk ik dat binden van de medewerkers ook gaat over de onboarding kwaliteit. We kunnen van alles beloven, maar we moeten het ook waarmaken. We moeten de verwachtingen goed managen en voorkomen dat iemand na een jaar weer wil vertrekken. Een initiatief dat we hebben opgepikt vanuit een van de faculteiten is een gesprek na 100 dagen. Dat geeft interessante input op de vraag hoe wij onze onboarding nu werkelijk doen. Een centrale HR afdeling zou hier wat mee kunnen doen, daar zit toegevoegde waarde van een beleidsteam dat dit vertaalt naar een werkwijze.

Welke kansen en bedreigingen zie jij om je heen, lokaal, regionaal, nationaal en mondiaal?

Universiteiten zijn per definitie internationaal en de publieke opinie over internationaal is nogal ingewikkeld. Ik denk dat we als sector initiatieven zouden kunnen nemen zodat het waarom internationaal belangrijk is voor de universiteiten en dus voor Nederland, beter begrepen wordt. In plaats van het sentiment dat het geld allemaal naar het buitenland gaat. Zo zit het niet. Ik denk dat het belangrijk is om hier wat mee te doen en het codewoord is ‘narrative’, dus het verhaal erachter.

Ik denk dat voor UTwente altijd geldt dat we ook trots moeten zijn op de lokale context. We zijn een buitengebied, op de grens met Duitsland en we hebben de Twentse mentaliteit en dat is ook een kracht. We zitten binnen twee uur van Schiphol en voor buitenlanders is dat ‘Amsterdam-Oost’, terwijl het wel een fantastisch gebied is om te wonen en te leven. Het is groen en relatief goedkoop. De frisse lucht, natuurlijke omgeving en gemoedelijkheid, zoals mooi verwoord in de nieuwe UT strategie. Er is ook behoefte aan ‘slow space’: ruimte om te reflecteren, tijd om even pas op de plaats te maken. In plaats van continue harder en sneller en meer. En dat past bij de UT. Dat is een asset die we kunnen benutten en een uitdaging om dát goed over het voetlicht te krijgen. En daar trots op te zijn. Op mondiaal niveau denk ik dat we nog wat beter kunnen samenwerken als Nederlandse universiteiten. Bijvoorbeeld zo’n Holland House op die grote internationale fairs, dat is interessant.

Laatst was er een Aziatische universiteit bij ons op bezoek en dat is gewoon een marketing machine. De mondiale concurrentie is bijna niet voor te stellen. Ik geloof dat ze in China meer dan 100 universiteiten moeten oprichten in de komende 20 tot 30 jaar. Dat is buiten proportie en daar moeten wij ons toe gaan verhouden. En dat kan alleen als we onze Nederlandse signatuur goed kunnen neerzetten. Wij zijn toch anders en we hebben onze eigen kenmerken. Bij ons is alles meer gericht op het grotere plan. Maar we zijn veel te bescheiden, zeker als het gaat over data, hoe we met mensen en technologie omgaan en wat daarvan de betekenis is voor de wereld. Daar zouden de universiteiten een voortrekkersrol in kunnen nemen en het boegbeeld vormen van Europa. We werken al redelijk goed samen, zeker als ik het vergelijk met de financiële sector waar ik vandaan kom. Daar hield iedereen de kaarten op de borst. Dus ik zie veel potentie om die samenwerking naar een next level te tillen.

1. Recruitment hoort niet thuis bij HRM

Oneens. Recruitment hoort zeker thuis bij HRM. Alleen is het wel belangrijk dat de vacaturehouder een hele belangrijke stem en rol heeft in de recruitment processen en bijbehorende gang van zaken. Je kan het niet vanuit HRM bepalen, je kunt het wel faciliteren en het verschil maken. Goed uitleggen wat het betekent om ergens te werken, kan veel beter door iemand in de organisatie dan iemand van HR. Dus je kunt het niet alleen.

De essentie van de komende fases van ontwikkeling binnen HR en universiteiten is ook dat je over die grenzen heen samenwerkt. Over de grenzen van de traditionele vakgebieden als talent management, recruitment, administratie en onboarding. Allemaal activiteiten die bij elkaar horen. Ik zie grote nadelen wanneer het primair als een apart vak wordt gezien. Er is zeker kennis die specifiek over dat domein gaat, maar we moeten wel van het denken in kolommen af, want dat is zonde. Veel meer over de grenzen van HR, dus ook over communicatie en strategie. HR is zo goed als het in de praktijk werkt.

2. De kennisinstellingen moeten met elkaar veel meer energie steken in eenduidige Holland Branding. Waarom?

Ja absoluut, daar ligt een kans. Dat gaat heel veel toegevoegde waarde hebben. Nogmaals, we moeten niet bij elkaar mensen weg willen halen. Er zijn al mooie voorbeelden: met steeds meer universiteiten deelnemen aan internationale fairs, we hebben nu bijvoorbeeld die App, waar van alles over Nederland is te vinden. Ik zie ook aansluiting met handelsmissies en dat we ons als kenniseconomie neerzetten. We zijn als universiteiten samen krachtiger dan als universiteit alleen. We concurreren misschien veel meer met het buitenland dan dat we met elkaar concurreren. Ik zou het ons gunnen dat we daarin de volgende 2 of 3 stappen gaan zetten.

3. AcademicTransfer moet veel meer ruimte krijgen/nemen voor ondersteuning bij het aantrekken van talent in binnen- en buitenland. Waarom?

Oneens. Je kan het niet uitbesteden. Er zit veel waarde in AcademicTransfer maar hoe meer ruimte jullie nemen, hoe minder verantwoordelijkheid bij de universiteit zelf ligt. Die moeten het doen. De initiatieven die jullie nu nemen zijn hartstikke mooi, maar het gaat zo hard als de universiteiten dat vragen. Het gaat niet over AcademicTransfer, maar het gaat om de universiteiten. AcademicTransfer moet vooral inspireren en nieuwsgierigheid opwekken. Dat geeft discussie over dilemma’s en over hoe je met zaken om moet gaan. En dat vormt dan mogelijk het bruggetje voor AcademicTransfer om daarbij te ondersteunen of te faciliteren.

4. Ik zie graag meer samenwerking tussen de kennisinstellingen. Op welke gebieden en waarom?

Ja, dat denk ik zeker. Maar we moeten ook duidelijk afbakenen, omdat we soms ook concurreren, zoals bij individuele posities. Samen naar beurzen gaan, meegaan met handelsmissies, een goede propositie binnen en buiten Nederland vormgeven en bijvoorbeeld de lobby over internationalisering. Dát zijn punten waar veel toegevoegde waarde zit en waar we met elkaar kunnen winnen. En bijvoorbeeld samen een state of the art instrumentarium aanbieden dat iedereen ook individueel kan gebruiken. What’s in it for me moet voor elke universiteit en ook voor elke vacaturehouder evident zijn.

Ik heb van AcademicTransfer een voorbeeld gezien van een slim en ‘responsive’ ontwerp (voor verschillende devices red.) waarmee je niet alleen je vacatures maar ook jezelf als werkgever kunt uitlichten. Met bijvoorbeeld beelden van de nieuwe werkplek en de nieuwe collega’s en dat heeft denk ik voor individuele vacaturehouders echt een toegevoegde waarde, naast de dingen die we dan als universiteiten samen maken. Hier zie ik nog wel potentie; er zijn nu veel leuke initiatieven maar het is pas echt interessant om het er met elkaar over te hebben, hoe we die op een slimme manier bij de vacaturehouders onder de aandacht kunnen brengen. Bij voorkeur door iemand uit de eigen organisatie. De vraag is hoe we zorgen dat HR mensen hier met trots mee naar de vacaturehouder gaan. Als we een mooi product hebben, wil dat niet zeggen dat we het ook gebruiken. Vaak zie je dan dat er weer iets nieuws wordt gebouwd, maar dat is niet de oplossing. Misschien zit het meer in het onbekende of in het feit dat iets niet gemakkelijk genoeg is om snel toe te passen. Hier ligt ook een uitdaging voor AcademicTransfer…

5. HRM is een strategisch partner van het College van Bestuur. Ja of nee, omdat…

Ja, dat is cruciaal. Er zijn een paar dingen: het hangt ook af van de kwaliteit van de mensen die de relatie hebben, dus de strategische adviesvaardigheden, de kunst van het vragen stellen en van het luisteren, maar de basis moet ook op orde zijn. Als de basis niet op orde is, heb je ook geen seat at the table.. Het is wel een voorwaarde om betrokken te zijn bij grote vraagstukken, strategische ontwikkelingen, partnerships, en bijvoorbeeld het definiëren van de propositie. Als ik kijk naar mijn periode van de afgelopen vier jaar, denk ik dat we bij de UTwente wel wat hebben bereikt op dit gebied.

Het mooiste voorbeeld is de nieuwe strategie van de universiteit. Daarin staat zoveel HR dat ik denk dat er misschien wel eens teveel van HR wordt gevraagd. In het missie statement staat ‘ we are the ultimate people first university of technology’. En people first heeft een hele grote connotatie van HR. En dat is zowel een kans als een risico. Het risico is dat ze allemaal naar HR gaan kijken, maar de kans is natuurlijk dat iedereen kan lezen dat het over mensen gaat. En dat ook wetenschappers zich dat realiseren.

We hebben heel snel de neiging om het over de inhoud te hebben, maar mensen maken die inhoud. Vooral wanneer ze goed in hun vel zitten, niet teveel werkdruk hebben, voldoende autonomie krijgen maar ook voldoende sturing, ruimte krijgen voor reflectie. Dat zijn de mensen die kunnen excelleren. En dat moet de organisatie faciliteren. Het is ook een teken dat we als HR dichterbij strategisch advies komen en dat is mooi. Ik heb een mooi compliment ontvangen toen ik mijn vertrek aankondigde. Een van de collegeleden noemde mij een ‘trusted advisor’. En dat is nodig om ook af en toe mee of tegen te kunnen denken.

Wat zou je graag morgen anders willen doen?

Ik denk dat we in de universiteit veel last hebben van ‘druk zijn’. Ik zou het mooi vinden als we binnen de universiteit wat meer tijd konden vinden voor reflectie. Het moet allemaal harder en sneller. Maar het is echt heel waardevol om tijd te maken en stil te staan bij wat écht belangrijk is. Ik denk dat we met z’n allen de Aarde leegroven en uitputten en universiteiten hebben denk ik een belangrijke rol om oplossingen te zoeken die dat helpen voorkomen, zowel in technologie als in governance. Feitelijk over de hele breedte. Ik denk dat we ons bewust moeten zijn wat dat van ons vraagt en daarop reflecteren. En dat is ook iets voor de leiders van die organisaties. Zij dienen zich bewust te zijn van de verantwoordelijkheid die je als universiteit hebt om bij te dragen aan het oplossen van deze global challenges. Ik denk dat reflectie vooral iets is wat je samen doet.

Een mooie oneliner vind ik: ‘je weet pas wat je denkt, als je hoort wat je zegt’. Je hebt dus een ander nodig om dit te beseffen. En dat vind ik heel charmant aan de agile manier van werken; je eindigt altijd met de reflectie over hoe je hebt gewerkt. Dat hoort erbij. Het is ook een belangrijke uitdaging voor HR; wat kunnen we doen of wat moeten we laten, of wat moeten we maken of juist weghalen, zodat dat gaat gebeuren. Het is ook de cultuur van een organisatie, het moet ook uiteindelijk passen.

Ik geef graag het stokje aan?

Ik draag het stokje graag over aan Mariska Brzözek van de TU/E. Omdat zij nog maar kort geleden is aangetreden als HR directeur. En ik ben benieuwd waar zij zich het meest over heeft verbaasd toen ze in deze positie kwam. Niet alleen over de TU/E, maar ook over de sector.

Dit was het tweede interview in de rubriek In gesprek met... Joost nam het stokje over van Marion Stolp, HR Directeur van Rijksuniversiteit Groningen. Lees het interview met Marion Stolp.